Roles y permisos
Controle lo que las personas y los agentes pueden usar sin dar a todos acceso de administrador.
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Entiende los dos tipos de agenteRevisa una persona o un agenteUsa grupos de accesoAcceso de administradorLos permisos y las aprobaciones son distintosDiagnostica la falta de accesoEntiende los dos tipos de agente
Un agente personal utiliza la identidad de permisos de su propietario. Cambiar los permisos de esa persona cambia también el acceso disponible para su agente personal.
Un agente compartido tiene sus propios permisos. Configura tanto quién puede usarlo como los recursos a los que puede acceder el propio agente. Son decisiones distintas.
Las acciones interactivas de un agente compartido pueden comprobar tanto al agente como a la persona que hace la solicitud, además de las reglas del registro de destino. Ser miembro permite usar el agente, pero no autoriza automáticamente todas las acciones que podría realizar.
Revisa una persona o un agente
Abre Configuración → Acceso si tienes permiso para gestionar el acceso. Selecciona la persona o el agente correspondiente y revisa su acceso efectivo. Los permisos pueden proceder de autorizaciones individuales y de los grupos de acceso asignados.
Maya no es administradora. Su grupo Éxito del cliente permite acceder al portal, sin conceder gestión de facturación.
Usa los grupos de permisos para encontrar el área de la plataforma o la app correspondiente. Algunas apps separan lectura, colaboración y gestión. Dar permiso para leer registros no permite necesariamente configurar la app.
Usa grupos de acceso
Los grupos de acceso reúnen permisos para una responsabilidad común. Crea un grupo con un nombre y un propósito claros, añade los permisos previstos y asigna las personas o los agentes adecuados.
Por ejemplo, un grupo de operaciones puede acceder a determinados flujos de tareas y compras, mientras la facturación queda en manos de los administradores. Revisa la pertenencia al grupo cuando cambien las responsabilidades de una persona.
Los cambios afectan a las identidades asignadas al grupo. Comprueba el acceso efectivo después de quitar un permiso: otro grupo o una autorización directa pueden seguir concediéndolo.
Acceso de administrador
El rol de administrador proporciona amplias facultades sobre el espacio de trabajo, incluidas la gestión de la organización y la facturación. Úsalo para quienes necesiten administrar el espacio. Para el trabajo habitual en las apps, es preferible asignar permisos y grupos específicos.
Los permisos y las aprobaciones son distintos
Los permisos definen las acciones autorizadas. Las aprobaciones determinan si una acción autorizada del agente debe esperar la revisión de una persona. Aprobar una acción no permite saltarse un permiso que falta.
También importan la pertenencia y el uso compartido dentro de las apps. Un buzón, un canal de chat privado o un documento compartido pueden tener reglas de acceso adicionales a los permisos de la plataforma.
Diagnostica la falta de acceso
Comprueba el usuario o agente seleccionado, los permisos directos, la pertenencia a grupos, la instalación de la app y el uso compartido de registros concretos. Actualiza la página después de un cambio y prueba una pequeña operación de lectura antes de repetir la tarea original.