Rôles et autorisations
Contrôlez ce que les personnes et les agents peuvent utiliser sans donner à tout le monde un accès administrateur.
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Comprendre les deux types d’agentsVérifier une personne ou un agentUtiliser les groupes d’accèsAccès administrateurLes autorisations ne sont pas des approbationsDiagnostiquer un accès manquantComprendre les deux types d’agents
Un agent personnel utilise l’identité d’autorisation de son propriétaire. Modifier les droits de cette personne modifie aussi les accès disponibles pour son agent personnel.
Un agent partagé possède ses propres autorisations. Définissez à la fois qui peut l’utiliser et à quelles ressources l’agent peut accéder. Il s’agit de deux décisions distinctes.
Les actions interactives d’un agent partagé peuvent vérifier les droits de l’agent et de la personne à l’origine de la demande, ainsi que les règles de la donnée ciblée. L’appartenance permet d’utiliser l’agent ; elle n’autorise pas automatiquement toutes les actions qu’il pourrait réaliser.
Vérifier une personne ou un agent
Ouvrez Paramètres → Accès si vous êtes autorisé à gérer les accès. Sélectionnez la personne ou l’agent concerné et vérifiez ses accès effectifs. Les droits peuvent provenir d’autorisations individuelles et des groupes d’accès attribués.
Maya n’est pas administratrice. Son groupe Réussite client accorde l’accès au portail, mais pas la gestion de la facturation.
Utilisez les groupes d’autorisations pour trouver la rubrique de la plateforme ou l’application concernée. Certaines applications distinguent la lecture, la collaboration et la gestion. Autoriser la lecture des données ne permet pas nécessairement de configurer l’application.
Utiliser les groupes d’accès
Les groupes d’accès rassemblent les autorisations liées à une même responsabilité. Créez un groupe avec un nom et un objectif clairs, ajoutez les autorisations prévues et affectez les personnes ou agents appropriés.
Par exemple, un groupe chargé des opérations peut accéder à certains processus de tâches et d’achats, tandis que la facturation reste réservée aux administrateurs. Révisez l’appartenance au groupe lorsque les responsabilités d’une personne changent.
Les modifications du groupe s’appliquent aux identités qui lui sont affectées. Après avoir retiré une autorisation, vérifiez les accès effectifs : un autre groupe ou une attribution directe peut continuer à la fournir.
Accès administrateur
Le statut d’administrateur confère des droits étendus sur l’espace de travail, notamment la gestion de l’organisation et de la facturation. Réservez-le aux personnes qui doivent administrer cet espace. Pour le travail courant dans les applications, privilégiez des autorisations et des groupes ciblés.
Les autorisations ne sont pas des approbations
Les autorisations définissent les actions permises. Les approbations déterminent si une action autorisée de l’agent doit attendre la vérification d’une personne. Approuver une action ne permet pas de contourner une autorisation manquante.
Le partage et l’appartenance au sein des applications comptent également. Une boîte mail, un canal de discussion privé ou un document partagé peuvent avoir leurs propres règles d’accès en plus des autorisations de la plateforme.
Diagnostiquer un accès manquant
Vérifiez l’utilisateur ou l’agent sélectionné, les autorisations directes, les groupes d’appartenance, l’installation de l’application et le partage des données concernées. Actualisez la page après une modification et testez une petite opération de lecture avant de relancer la tâche initiale.