Automatisations et planifications

Commencez par une tâche de travail#

Dans Automatisations, choisissez Nouvelle → Chat pour ouvrir l’agent dans la barre latérale et lancer la configuration. L’agent explique le fonctionnement, tient compte de votre espace de travail et demande ce qui doit se passer et quand. Précisez la tâche, les données sources, le destinataire et le fuseau horaire avant de la créer.

Chaque lundi à 9 heures dans mon fuseau horaire, résume les tâches en retard par responsable et envoie-moi une courte mise à jour. Ne modifie pas le statut des tâches.

Vous pouvez d’abord tester la tâche dans une conversation ordinaire. Vérifiez l’horaire enregistré pour éviter les ambiguïtés comme « demain matin ».

Calendriers et déclencheurs d'événements#

Choisissez Nouvelle → Manuelle pour configurer un horaire ou un événement. Les horaires permettent une exécution à un moment précis, à intervalles ou de façon récurrente. Pour Lors d’un événement, choisissez la source :

• App : sélectionnez une app Opser installée et l’un des événements qu’elle propose. Aucun compte d’intégration connecté n’est nécessaire. L’agent reçoit les détails de l’événement lors de l’exécution.
• Intégration : sélectionnez un compte connecté et un événement pris en charge par ce service.

Le sélecteur affiche les icônes des apps. Sans app disponible, il indique Aucune app installée ; pour une app sans événement, Aucun événement disponible. Les choix dépendent de l’espace de travail et des accès de l’agent sélectionné. L’agent peut aussi découvrir ces événements pendant la configuration par chat.

Examiner les travaux en cours#

Les nouvelles automatisations créées dans le formulaire ou par l’agent s’exécutent automatiquement par défaut. Leur création autorise à l’avance les actions décrites dans la tâche, notamment l’envoi d’e-mails et la mise à jour des données des apps. Il n’y a ni liste d’accès aux apps à cocher, ni demande d’approbation pour chaque action pendant ces exécutions. Décrivez précisément les actions et les destinataires.

L’exécution automatique exige toujours les permissions nécessaires, des comptes connectés et des crédits disponibles. Elle n’accorde aucun nouvel accès. Les anciennes automatisations conservent leur autorisation initiale et peuvent devoir être recréées pour utiliser l’exécution automatique.

Vérifiez la première exécution dans Historique, ouvrez sa conversation et contrôlez le résultat. Si un accès manque, corrigez-le au lieu de relancer la tâche à répétition.

Si l’envoi par email des bilans hebdomadaires est activé pour votre espace de travail, une exécution réussie du bilan hebdomadaire par défaut peut envoyer un rapport au propriétaire de l’agent personnel. L’envoi dépend des éléments disponibles, des préférences email et des limites de fréquence. Une exécution échouée n’envoie pas son rapport. Consultez le résultat dans la conversation et gérez les emails facultatifs dans Paramètres → Notifications.

Si une exécution planifiée échoue, demandez à l’agent d’examiner son diagnostic sans la relancer. L’agent peut afficher les erreurs enregistrées, les tentatives et les opérations des outils que la conversation actuelle est autorisée à recevoir. Une action tentée ne confirme pas qu’une modification a été enregistrée : vérifiez les données concernées avant de réessayer. Les détails enregistrés peuvent être incomplets, notamment pour les anciennes exécutions ou lors d’une interruption du processus de l’agent.

Mettre en pause, modifier ou supprimer#

Utilisez les commandes pour suspendre, modifier ou supprimer les automatisations devenues inutiles. Vous pouvez aussi demander à l’agent dans la discussion d’ajuster une automatisation existante : il met à jour l’horaire, la tâche, le fuseau horaire ou l’événement source sur place, si bien que l’automatisation conserve son identité, sa conversation et son historique d’exécutions au lieu d’être supprimée et recréée. Si l’automatisation a changé entre-temps ou qu’une exécution est en cours, la modification est rejetée plutôt qu’appliquée à l’aveugle.

Chaque automatisation affiche son déclencheur avec une icône et un libellé distincts, ce qui permet de distinguer facilement les horaires, les événements d’apps et les événements d’intégrations. Vérifiez les automatisations existantes avant d’en créer un remplacement afin d’éviter les doublons. Après un échec ou une interruption de connexion, examinez l’historique et les données concernées avant de réessayer : une action peut déjà avoir abouti.